Clase 4: 29/04/2016. Resumen ejecutivo. Cursograma

Resumen Ejecutivo

RAZON SOCIAL: Stetik SRL

TIPO EMPRESA : SRL

RUBRO: Peluqueria y otros tratamientos de belleza

DOMICILIO Y LOCALIDAD: Larrea 1275 Caba

TITULAR:

CUIT: 30/70996150/7

FACTURACION ANUAL: $ 500000/$ 1000000

CANTIDAD DE EMPLEADOS: 4-8

CIRCUITO O PROCESO A ANALIZAR: Compra de materias prima

Relevamiento: Compra de materias prima

Criterios de optimización:

  CRITERIOS PARA OPTIMIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Actualización del sistema: revisar factores críticos, fuentes, herramientas, de forma periódica para mantener a la organización informada correctamente.

2. Seguridad: No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes o que se instalen en los medios relacionados con su actividad o en los lugares de trabajo en los que ésta tenga lugar.

3. Capacitación: Un SIG con todas las aplicaciones posibles es un sistema complejo y su implementación requiere de grandes cambios en los procedimientos operativos de la institución. Por lo tanto, su implementación deberá estar complementada con un programa de capacitación intensivo para todo el personal.

4. Mantenimiento del sistema: La responsabilidad de la empresa de servicios informáticos no termina con la instalación. También deberá proporcionar soporte confiable y oportuno a la institución, para asegurar que si el sistema colapsa, esta situación no dure mucho tiempo.

5. Eliminación de información innecesaria: Los registros con frecuencia son ilegibles porque no hay suficiente espacio para registrar la información requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información innecesaria y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas por el personal.

6. Análisis e interpretación de los datos: La dirección debe concientizar al personal de los servicios sobre la importancia de una recolección, tabulación y análisis exactos de los datos para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en utilizar los datos como medio para evaluar el desempeño del personal de los servicios y para proporcionar retroalimentación.

7. Automatización de procesos: Mediante software especializado o sistemas de alerta. De forma que se emplee el menor tiempo posible a la vez que se optimizan los resultados.

8. Expectativas realistas sobre la tecnología de la información. En la era de la informática, los usuarios de la información continuamente se preguntan por qué no pueden contar con la información que desean, en el momento adecuado.

9. Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas. Los gerentes de las organizaciones y el personal a cargo de los sistemas de información

10. Identificación minuciosa de las necesidades de información. Los gerentes, el personal de campo, los miembros del directorio y el personal a cargo de los sistemas de información pocas veces conocen todas las necesidades de información de su institución. Pueden tener conocimiento de muchos de los indicadores clave que tienen que examinar, pero estos indicadores pueden no estar definidos con precisión y también podrían no tener conocimiento de otros indicadores que deberían ser examinados.

11. Soporte escrito: El soporte recomendable para la comunicación es el escrito. El emisor se debe esforzar en materializar su mensaje de forma coherente y abierta a la lectura e interpretación del receptor; dejando, a su vez, constancia de la existencia del escrito.

12. Actualización periódica: Se asegura así el estar continuadamente informado evitando posibles pérdidas de datos.

Cursograma actual

1-La gerencia confecciona el pedido. Y lo envía a recepción para que se efectúe.

2-Recepción se ocupa de hacer el pedido a proveedores y envía  la orden de pedido a administración quien lo archiva.

3-Proveedores: Envía el pedido y la factura.

4-Recepción; recibe la mercadería, la controla, firma conformidad  y envía factura a administración, y la mercadería a depósito.

5-Administración: controla la factura, confecciona el cheque y envía al proveedor  el cheque, y envía  la factura a contaduría.

6-Depósito: recibe la mercadería, y la almacena.

7-Contaduría: recibe la factura , controla, hace las registraciones correspondientes y  archiva.

Cursograma optimizado:

1-Administración confecciona el pedido según control de stock y efectúa el pedido al proveedor. 

2-Proveedores: Confecciona y envía el pedido y la factura a recepción.

3-Recepción; recibe la mercadería, la controla, firma conformidad  y envía factura a administración, y la mercadería a depósito.

4-Depósito: recibe la mercadería, la controla y la almacena.

5-Administración: controla la factura, confecciona el cheque y lo envía al proveedor, uien lo recibe y hace los controles correspondientes.La factura la envia a contaduría.

6-Contaduría: recibe la factura , controla, hace las registraciones correspondientes y  archiva.

Clase 3 : 22/04/2016. Criterios para optimizar un cursograma

Técnicas para Diseñar y Optimizar

1.- SELECCIONAR 
2.- REGISTRAR el trabajo a estudiar definiendo sus limites en una directa observación y de los hechos relevantes relacionados con ese trabajo y recolectar de fuentes apropiadas los datos adicionales que sean necesarios. 
3.- EXAMINAR en forma critica, el modo en que se realiza el trabajo, el propósito, el lugar, la secuencia en que se lleva a cabo y los métodos a utilizar. 
4.- ESTABLECER buscar el método mas practico, eficaz y económico métodos mediante las personas concernidas. 
5.- EVALUAR diferentes opciones para realizar un nuevo método comparando la relación costo-eficacia entre el nuevo método actual. 
6.- DEFINIR el método nuevo en forma clara a personas que puedan concernir
(Dirección, capataces y trabajadores). 
7.- IMPLANTAR el nuevo método con una practica normal formando todas las personas que han de utilizarlo. 
8.- CONTROLAR la aplicación del método nuevo para evitar el uso del método anterior 

PUNTOS CLAVE PARA EL DESARROLLO Y OTIMIZACION DEL DISEÑO 

¿Qué propósito tiene la operación?
¿Es necesario el resultado que se obtiene con ella?
¿Se previó originalmente para rectificar algo que ya se rectificó de otra manera?
¿El propósito de la operación puede lograrse de otra manera?
¿La operación se efectúa para responder a las necesidades de todos los que utilizan el producto?; ¿o se implantó para atender a las exigencias de uno o dos clientes nada más?
¿La operación se efectúa por la fuerza de la costumbre?
¿La operación se puede efectuar de otro modo con el mismo resultado? 

ANALISIS MEDIANTE PREGUNTAS PARA OPTIMIZAR EL CURSOGRAMA

• Use el análisis de la operación para mejorar el método.
• Centre la atención en el propósito de la operación preguntando porque.
• Centre su enfoque en diseño, materiales, tolerancias, procesos y herramientas preguntando cómo.
• Dirija al operario y el diseño del trabajo preguntando quien.
• Concéntrese en la distribución de planta preguntando dónde.
• Examine con detalle la secuencia de manufactura preguntando cuando.
• Siempre intente simplificar eliminando, combinando y re-arreglando las operaciones. 
 
PROPÓSITO: 

• ¿Qué se hace?
• ¿Por qué se hace?
• ¿Qué otra cosa podría hacerse?
• ¿Qué debería hacerse?

LUGAR:

• ¿Dónde se hace?
• ¿Por qué se hace allí?
• ¿En qué otro lugar podría hacerse?
• ¿Dónde debería hacerse?
• 
  

TIEMPO:

• ¿Cuándo se hace?
• ¿Por qué se hace entonces?
• ¿Cuándo podría hacerse?
• ¿Cuándo debería hacerse?

PERSONA:

• ¿Quién lo hace?
• ¿Por qué lo hace esa persona?
• ¿Qué otra persona podría hacerlo?
• ¿Quién debería hacerlo?

MEDIOS:

• ¿Cómo se hace?
• ¿Por qué se hace de ese modo?
• ¿De qué otro modo podría hacerse?
• ¿Cómo debería hacerse?

PARA TENER EN CUENTA A LA HORA DE OPTIMIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION

      1. Contar con un eficiente anti-virus para la precaución, prevención y corrección de virus que afectan a un sistema informático.

2. Eliminación de información innecesaria.

3. Mejoramiento de informes que son necesarios para la toma de decisiones.

4. Recolección de datos.

5. Implantación de sistemas ERP.

6. Implantación de sistemas de seguridad informática

7. Gestión de sistemas.

8. Todos los accesos al sistema deben contener nombre de usuario y cada uno tendrá una contraseña para poder trabajar en él.

9. Correcta especificación y detalle de todos los procesos de la empresa para evitar que una rotación o salida del personal generen pérdidas irrecuperables de información o manejo de sistemas.

10. Capacitación para el uso, control y manejo de sistemas de información.

                                                                                                                                                       CRITERIOS PARA OPTIMIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. Actualización del sistema: revisar factores críticos, fuentes, herramientas, de forma periódica para mantener a la organización informada correctamente.

2. Seguridad: No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes o que se instalen en los medios relacionados con su actividad o en los lugares de trabajo en los que ésta tenga lugar.

3. Capacitación: Un SIG con todas las aplicaciones posibles es un sistema complejo y su implementación requiere de grandes cambios en los procedimientos operativos de la institución. Por lo tanto, su implementación deberá estar complementada con un programa de capacitación intensivo para todo el personal.

4. Mantenimiento del sistema: La responsabilidad de la empresa de servicios informáticos no termina con la instalación. También deberá proporcionar soporte confiable y oportuno a la institución, para asegurar que si el sistema colapsa, esta situación no dure mucho tiempo.

5. Eliminación de información innecesaria: Los registros con frecuencia son ilegibles porque no hay suficiente espacio para registrar la información requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información innecesaria y rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas por el personal.

6. Análisis e interpretación de los datos: La dirección debe concientizar al personal de los servicios sobre la importancia de una recolección, tabulación y análisis exactos de los datos para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en utilizar los datos como medio para evaluar el desempeño del personal de los servicios y para proporcionar retroalimentación.

7. Automatización de procesos: Mediante software especializado o sistemas de alerta. De forma que se emplee el menor tiempo posible a la vez que se optimizan los resultados.

8. Expectativas realistas sobre la tecnología de la información. En la era de la informática, los usuarios de la información continuamente se preguntan por qué no pueden contar con la información que desean, en el momento adecuado.

9. Comunicación efectiva entre la gerencia y el personal del área de sistemas. Los gerentes de las organizaciones y el personal a cargo de los sistemas de información

10. Identificación minuciosa de las necesidades de información. Los gerentes, el personal de campo, los miembros del directorio y el personal a cargo de los sistemas de información pocas veces conocen todas las necesidades de información de su institución. Pueden tener conocimiento de muchos de los indicadores clave que tienen que examinar, pero estos indicadores pueden no estar definidos con precisión y también podrían no tener conocimiento de otros indicadores que deberían ser examinados.


11. Soporte escrito: El soporte recomendable para la comunicación es el escrito. El emisor se debe esforzar en materializar su mensaje de forma coherente y abierta a la lectura e interpretación del receptor; dejando, a su vez, constancia de la existencia del escrito.

12. Actualización periódica: Se asegura así el estar continuadamente informado evitando posibles pérdidas de datos.

Clase 2 15/04/16 Cursograma

Como se construye un cursograma

Son representaciones gráficas de acontecimientos e información relevante para la empresa, referente a un proceso que ocurre en una serie de operaciones efectuadas en forma sistemática y secuencialmente.

Usos

- Evitar la anarquía, que cada uno haga lo que quiera                                       - Sirven de base para futuros controles y evaluación de procedimientos
- Para dar un orden racional a los procesos

Tipos de cursogramas

- Verticales: Desde el dibujo, se desarrolla dentro de una única columna , donde las distintas partes que intervienen no están individualizados. Contiene texto explicativo al costado.
- Horizontales: Se desarrollan en forma amplia con varias columnas, donde cada una es un sector. No requiere narrativos.

Pautas para diagramar:

- Simbología previamente definida
- Diagramación en cascada, general se comienza en el borde izquierdo superior
- Si continúan en otro cursograma o página se utiliza conector
- Se debe indicar de cada comprobante el número de copias y el destino de cada una
- Cada proceso debe llevar un número
- Los sectores externos no se grafican
- Evitar los narrativos
- Información que brindan

Los cursogramas permiten conocer

- Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella  que participan en el procedimiento. 
- Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles. 
- Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen. 
- Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
- Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Normas IRAM

Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (en sus comienzos Instituto Argentino  de Racionalización de Materiales) referidas a cursogramas.

Las normas son:

a) Norma 34501 – Símbolos para la representación gráfica: se refiere a la simbología a utilizar  en los cursogramas 
b) Norma 34502 – Técnicas para la representación gráfica: se refiere a las técnicas de diagramación 
c) Norma 34503 – Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas

Norma IRAM 34503

Esta norma establece los lineamientos generales para diseñar los formularios en los que se representaran los cursogramas. Formato de formularios

Los formatos de los formularios pueden ser alguno de los siguientes:

IRAM    A4 de 210 mm x 297 mm 
IRAM    A3 de 297 mm x 420 mm 
IRAM  3A4 de 297 mm x 630 mm 
IRAM  4A4 de 297 mm x 840 mm

Las hojas pueden utilizarse en sentido vertical o apaisado, prefiriéndose el sentido vertical para  el formato A4 y apaisado para el resto de los formatos.

Norma IRAM 34502

Esta norma establece las técnicas a utilizar en la representación gráfica de procedimientos administrativos.

Cursograma sinóptico del proceso

También denominado Diagrama de Curso de Proceso que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo correspondiente.

Sirve para ver en una primera ojeada las actividades de que se trata, con objeto de eliminar las innecesarias o de combinar las que puedan hacerse juntas. En general, no basta el grado de detalle de esta sinopsis y hay que recurrir a los cursograma analítico.

Ejemplo;

Cursograma analítico del proceso

Una vez se haya recogido el procedimiento general del trabajo se puede entrar en mayores detalles utilizando el cursograma analítico. El cursograma analítico es un diagrama que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo que corresponda